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Herramientas de Comunicación

Comunicados y expedientes de prensa

• Metodología para la redaccion de los comunicados y expedientes
  • Tras haber definido la strategia global de comunicación de la marca y haber escuchado las expectativas del cliente sobre el producto o servicio, el equipo de la redacción - jefe de proyecto + redactor especializado - procede a un análisis detallado de los objetivos y a la redaccion del informe.
    Los consultores especializados se encargan de las entrevistas cuando los dirigentes de la empresa o cualquier otra persona física han de ser puestos de relieve.
    
    Una primera prueba se somete al acuerdo del cliente. Si algún aspecto no le conviene, el equipo de redacción, reaccionará de inmediato para proponer un nuevo punto de vista.
    Nuestros colaboradores trabajan en estrecha relación teniendo en cuenta las correcciones y aportando una atención especial a los plazos de entrega.
• Iconografía
  • Aconsejamos a nuestros clientes utilizar en cada comunicado o expediente de prensa una o varias imágenes en color de alta definición (ektachrome o strips). Nuestro laboratorio fotográfico, de altas prestaciones, es capaz de trabajar con la máxima urgencia.
    Para la prensa especializada, nuestra agencia puede tambien realizar la grabación de imágenes digitales en CD-ROM.

 

• Aprobación de los textos
  • Si existen diferentes centros de decisión del cliente, podemos coordinar las expectativas e imperativos de cada uno de ellos, a pesar de que lo ideal es disponer de un único interlocutor.
• Presentación de los expedientes
  • Nuestra agencia tambien trabaja con equipos creativos que trabajan en binomio con el jefe del proyecto.
    Aportamos la mayor atención a la presentación de las herramientas de comunicación. Armonizamos la forma, presentación, elección de colores y maquetado del texto.
    
    Tras un resumen escrito del cliente, los estudios de fabricación proponen varias maquetas que el jefe del proyecto y el interlocutor del cliente estudian conjuntamente.
    
    En esta etapa de nuestra campaña, el equipo de fabricación, bajo la supervisión del jefe del proyecto como auténtico cliente, trabaja respetando escrupulosamente los plazos de entrega respecto al impresor.
• Archivos
  • Dos bases de datos cruzadas, actualizadas diariamente, nos permiten crear un archivo específico y preciso para cada uno de los documentos de prensa en función del mensaje que se quiere transmitir.

 

• Expedición
  • Todos los mailings son preparados en la agencia y enviados a los servicios postales dos veces al día.
    Nuestro servicio de mensajería asociado (moto, coche o camión) puede responder en una hora a las demandas de los periodistas.
    
    Además, un programa informático específico nos permite realizar envíos instantáneos por correo electrónico. Paralelamente, los envíos automáticos por fax nos permiten actuar con rapidez.
• Seguimiento
  • Una semana después del envío de mailings, un equipo de responsables de prensa, dirigido por el jefe del proyecto,se asegura de la buena recpcion del mailig y responde a las eventuales preguntas de los periodistas.
    
    También privilegiamos las demostraciones en las redacciones o en la agencia para los grandes grupos de prensa. Dos veces al año visitamos igualmente las redacciones regionales.
    
    El envío de recortes de prensa se realiza escaneándolos para su posterior transmisión mediante correos electrónicos o faxes diarios al cliente.
    En caso de una campaña de larga duración, se remite un presse-book impreso mensualmente.
    
    En caso de una campaña de corta duración, los presse-book impresos se envían al término de la misma.
    Nuestro proveedor de vigilancia de prensa, siguiendo nuestros consejos y en función de criterios precisos, puede realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de las apariciones obtenidas en la prensa.
    
    Estos análisis representan una valiosa herramienta de síntesis de la que poder aprender para las campañas de comunicación venideras.

 

Acontecimientos

• Logística
  • Nuestra agencia dispone de una base de datos específica de todas las localizaciones donde se organiza cada acontecimiento, no solamente en París y su región, sino también en el resto de Francia y otros países europeos.
    
    Nuestro equipo de organización de eventos (jefe de proyecto + un especialista en organización de acontecimientos) selecciona dos o tres localizaciones que correspondan a los primeros criterios de selección :
    - disponibilidad de la fecha elegida,
    - capacidad de acogida,
    - estilo del lugar en adecuación con el tema elegido
    
    Estas localizaciones preseleccionadas, son sometidas a la aprobación del cliente tras una visita. Un mes antes como mínimo de la fecha fijada para la celebración, se procede a la reservación.
• Escenografía
  • Nuestro equipo de organización de acontecimientos coordina, llegado el momento, la presentación y escenografia del lugar y del acontecimiento: decoración, catering (desayunos, cócteles, bufetes, cenas, ...), señalización, animación, luz y sonido, etc.

 

• Archivo
  • A parte de un exhaustivo archivo de periodistas, nuestra agencia dispone de un archivo VIP. El envío de invitaciones se completa con un seguimiento telefónico, por fax o correo electrónico, así como la actualización de las respuestas recibidas de los invitados.
• Recepción
  • Hemos ideado una recepción en dos etapas; tres azafatas para la recepción de los invitados (y ropero), un gerente de proyecto y dos responsables de prensa de la agencia para promover los contactos entre periodistas y dirigentes.
• Entrevista
  • Generalmente aprovechamos este tipo de recepciones para organizar encuentros personalizados entre dirigentes y periodistas.
• Seguimiento - press-book
  • Tras la conferencia de prensa, los periodistas invitados que, por causas ajenas, no hayan podido presentarse o responder a la invitación, reciben sistemáticamente los expedientes de prensa remitidos al final del acontecimiento.
    
    Un seguimiento sistemático permite evaluar el grado de satisfacción de los periodistas y de completar la información.